Seuraa meitä: Facebookissa LinkedIn:ssä Twitterissä EnglishSuomi

Ei hienoja, vaan toimivia asioita – sisäisen viestinnän kehittäminen

31.05.2018 • Henrietta Aarnikoivu, ProTulos Oy


Tiedonkulun ongelmista puhutaan paljon. Sitä yritetään kerta toisensa jälkeen ratkoa erilaisin keinoin. Rekrytoidaan viestintäpäällikkö, tehdään viestintäsuunnitelmia, otetaan käyttöön erilaisia kanavia. Ihan kiva, mutta se ei ratkaise läheskään aina itse ongelmaa. Ensimmäisenä pitää ymmärtää, että tiedonkulun ongelmassa on kyse sisäisen viestinnän toimimattomuudesta ja sisäisen viestinnän toimimattomuudessa on puolestaan kyse siitä, miten koko organisaatio viestii ja vuorovaikuttaa.

Sisäisen viestinnän merkitystä pidetään tärkeänä. Samalla sitä kuitenkin usein vaivaa organisaatioissa sen jäsentymättömyys. Samaan aikaan se on kaikkien vastuulla ja ei kenenkään vastuulla. Yhteistä ymmärrystä ei myöskään läheskään aina ole siitä, mitä on sisäinen viestintä. Se ei ole vain erilaisia kanavia ja olemassa olevia suunnitelmia. Niitäkin toki tarvitaan. Viestintästruktuurin tulee olla kunnossa ja toiminnan suunnitelmallista. Tämän lisäksi sisäinen viestintä on vuorovaikutusta ihmisten välillä eri tilanteissa.

Sisäinen viestintä on paitsi työtehtävien suorittamisen kannalta ensiarvoisen tärkeää tiedonkulkua, se on myös ihmisten sitouttamista, ja laadukkaana se tukee työntekijöiden motivaatiota. Kun työntekijä tietää organisaation tavoitetilan ja strategian, liittyy työn tekeminen isompaan kokonaisuuteen ja asioista tulee yhteisiä. Sisäisen viestintä kasvattaa luottamuksen kulttuuria. Tässä ei pelkästään viestinnän määrä, vaan myös sen laatu sävyä unohtamatta ovat kriittisiä. Viestinnän määrä, laatu ja sävy vaikuttavat paljon työhyvinvointiin.

Sisäinen viestintä onkin palvelumuotoilun työkalu, joka usein unohdetaan. Kun organisaatio toimii sisäisesti hyvin ja henkilöstö on motivoitunutta, heijastuu se myös myönteisesti asiakaskokemuksiin.

Kun sisäistä viestintää halutaan kehittää, tulee ymmärtää, että se on jokaisen vastuulla. Vastuuta siitä ei voi siirtää viestintäpäällikölle tai HR:lle, johdolle tai esimiehille yksistään. Organisaation tulosten ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta on tärkeää, että johto on kiinnostunut sisäisestä viestinnästä ja näkee sen laajan merkityksen. Parhaimmillaan se sitouttaa ihmiset työskentelemään motivoituneesti kohti yhteisiä tavoitteita. Pahimmillaan se estää tai vähintään heikentää ihmisten sitoutumista ja vaikuttaa negatiivisesti tulokseen.

Formaalin viestinnän lisäksi johdon tulee viestiä ja vuorovaikuttaa myös muutoin. Myös esimiesten tulee ymmärtää oma roolinsa viestijänä ja vuorovaikuttajana sekä nähdä vaivaa sen eteen. Samalla koko henkilöstön tulee tiedonkulun ja viestinnän ongelmista puhumisen sijaan keskittyä niiden ratkomiseen omalla aktiivisella tekemisellä. Jokaisen tulee tiedostaa oma merkityksensä. Sisäisen viestinnän onnistuminen tai epäonnistuminen ei kerro vain johdosta ja esimiehistä, se kertoo koko organisaatiosta - kaikista sen jäsenistä.

Kuinkahan paljon sisäistä viestintää kehittäisi, jos yksinkertaisesti kysyttäisiin, jos ei tiedetä ja kysymyksen kohde ymmärtäisi vastata? Olennaista olisi myös tiedostaa, mikä on se tieto, mitä tarvitaan, jotta työntekijät voivat onnistua työssään ja välittää sitä. Pätisikö tässä, ettei kannata mennä merta edemmäs kalaan?

-----

Henrietta kouluttaa Sisäinen viestintä heikkona lenkkinä vai tuloksentekijänä? -koulutuksessa 6.6. Oulussa. Lue lisää

Tietoa kirjoittajasta

Henrietta Aarnikoivu
ProTulos Oy

Kirjoittaja on ratkaisukeskeinen valmentaja, YTM ja ProTulos Oy:n perustaja. Hänellä on lähes 20 vuoden kokemus esimiehenä ja esimiestyön sekä johtamisen kehittäjänä.
Jaa: