Seuraa meitä: Facebookissa LinkedIn:ssä Twitterissä EnglishSuomi

Palkkatietojen ilmoittamismenettely uudistui 1.1.2019

10.01.2019


Palkkatietojen ilmoittamismenettely muuttui vuoden 2019 alussa, kun kansallinen tulotietojen sähköinen tietokanta, tulorekisteri, otettiin käyttöön. Tulorekisteri tulee sisältämään kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot jokaisesta tulonsaajasta. Muutos palkkatietojen ilmoittamiseen koskee kaikkia palkkatietojen ilmoittajia, esimerkiksi yrityksiä, yhteisöjä, yhdistyksiä ja kotitalouksia. Kuluvan vuoden alusta lähtien työnantajien ja suoritusten maksajien on ilmoitettava tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Muutos koskee vain ilmoittamismenettelyä – maksamisen velvoitteet säilyvät ennallaan.

Tulorekisterin käyttöönotto korvaakin jatkossa eri viranomaisille annettavat palkkojen vuosi-ilmoitukset, sillä jatkossa eri viranomaiset saavat tiedot tulorekisteristä keskitetysti. Aikaisemmin työnantajien on täytynyt ilmoittaa tiedot maksamistaan palkoista monelle eri taholle erilaisissa teknisissä muodoissa ja jokaiselle eri aikatauluissa. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työllisyysrahastolle ja työtapaturmavakuutusyhtiöille annetaan vielä vuodelta 2018.

Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot

Palkkatietoilmoitukset

Tulorekisteriin on ilmoitettava tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Tämän lisäksi verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Tulorekisteriin ilmoitetaan myös maksetut päivärahat, ateriakorvaukset sekä kilometrikorvaukset. On hyvä huomata, että tulorekisteri-ilmoitus tulee antaa aina, kun suorituksia maksetaan, myös esimerkiksi palkkaennakosta. Tulorekisterin ensimmäisessä vaiheessa ilmoitetaan palkkatiedot ja vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot.

Jatkossa työnantaja siis ilmoittaa tulonsaajien tulotiedot ainoastaan tulorekisteriin, josta tulorekisterin tiedon käyttäjät hakevat tarvitsemansa tiedot. Osa tulorekisteriin ilmoitettavista tiedoista on pakollisia tietoja ja osa vapaaehtoisia tietoja, joiden avulla tulorekisterin tietojen käyttäjät saavat parhaan hyödyn rekisterin tiedoista. Mikäli työnantaja antaa myös täydentävät tiedot tulorekisteriin, tulorekisteri korvaa myös palkkatodistuksia ja muita selvityksiä, joita työnantajien on tullut antaa erikseen tulonsaajille esimerkiksi etuushakemusten liitteiksi. Jos työnantaja antaa pakollisten tietojen lisäksi kattavasti vapaaehtoisia tietoja tulorekisteriin, se vastaavasti vähentää tarvetta jälkikäteen tehtäviin lisäselvityksiin, kun tarvittavat tiedot ovat käyttäjiensä saatavilla reaaliaikaisesti.

Tulorekisterin tietoja ensimmäisessä syklissä käyttävät Verohallinto, Kansaneläkelaitos (Kela), Työllisyysrahasto, työeläkelaitokset ja Eläketurvakeskus (ETK). Vuonna 2020 tulorekisterin käyttöoikeudet laajenevat mm. Työllisyysrahastoon aikuiskoulutusetuuksien osalta, työttömyyskassoihin, vahinkovakuuttajiin ja työsuojeluviranomaiselle.

Työnantajan erillisilmoitus

Työnantajat antavat lisäksi työnantajan erillisilmoituksen sellaisista tiedoista, jotka eivät kohdistu yksittäiseen tulonsaajaan. Erillisilmoitus annetaan esimerkiksi kun ilmoitetaan tietyn kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset tai kun suorituksen maksaja kuuluu työnantajarekisteriin eikä palkkoja ole maksettu kyseisen kohdekuukauden aikana (Ei palkanmaksua -tieto).

Sähköinen ilmoittaminen

Tulorekisterin käyttöönotto edellyttää sähköistä asiointia. Tietoja voi jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella ainoastaan erityisestä syystä. Jos luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei ole mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen teknisistä syistä, paperilomakkeella ilmoittaminen voi olla erityisen syyn nojalla mahdollista poikkeuksellisesti. Tulorekisteriin ei ole mahdollista ilmoittaa tietoja millään muilla tavoilla. Sähköiseen asiointitapaan siirtyminen on yrityksille tärkeää, sillä tulorekisterin tiedot tulisi antaa sähköisesti, joten yritysten on hyvä siirtyä käyttämään sähköisiä palveluita toiminnassaan viimeistään tässä vaiheessa. Vaivattomin tapa on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä teknistä rajapintaa käyttäen. Tiedot voidaan ilmoittaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa lataamalla tiedot tiedostoina tai syöttämällä tiedot manuaalisesti verkkolomakkeella.

Sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen vahvoilla tunnistusvälineillä kuten pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Sähköisessä asiointipalvelussa yrityksen puolesta voi toimia kaupparekisteriin tai YTJ:hin merkityillä toimielinrooleilla ja muille yrityksen puolesta toimijoille on annettava erillinen valtuutus. Valtuutukset tehdään organisaatiomuodosta riippuen joko palvelussa Suomi.fi-valtuudet tai Katso-palvelussa. Organisaatiomuoto määrittelee sen, kummassa palvelussa yrityksen puolesta toimivan valtuutus on tehtävä.

Ilmoituksen myöhästyminen

Tulorekisterin käyttöönottovuonna 2019 Verohallinto määrää myöhästymismaksuja myöhässä ilmoitetuista tiedoista ainoastaan, jos ilmoittamisvelvollisuuden laiminlyönti osoittaa ilmeistä piittaamattomuutta. Tämä koskee myös annettuja etuuksia tai suoritettuja takaisinmaksuja. Mikäli verotuksen kannalta palkkatietoilmoituksessa on annettu virheellisiä tietoja, Verohallinto lähettää kirjeen tiedon ilmoittajalle ja virheelliset tiedot on korjattava tulorekisteriin, jotta laiminlyöntimaksua ei määrätä.

   

Karoliina Kasurinen
Veroasiantuntija
karoliina.kasurinen@fi.ey.com
puh. 040 549 1959

Krista Nikmo, Veroasiantuntija
krista.nikmo@fi.ey.com
puh. 050 910 5818


EY lyhyesti

EY on globaali tilintarkastuksen, verotuksen, liikejuridiikan ja yritysjärjestelyiden asiantuntija ja liikkeenjohdon konsultti. Näkemyksemme ja korkealaatuiset palvelumme vahvistavat luottamusta pääomamarkkinoiden ja talouden toimintaan kaikkialla maailmassa. Kasvatamme huippuosaajia, joiden yhteistyöllä lunastamme lupauksemme ja rakennamme parempaa työ- ja liike-elämää sekä toimivampaa maailmaa asiakkaillemme, omalle henkilöstöllemme ja yhteisöille, joissa toimimme. 

Jaa: